初めての相手に送るビジネスメールは、今後も取引が続くことを考えると失礼のないように送りたいものです。とはいえどのような件名にするか、挨拶文はどうするかなど悩みだすとなかなかまとめることもできません。

そこで初めてのビジネスメールはどう書けばよいのか、挨拶文のテンプレートや件名をとともに、NG文言もご紹介します。しっかりしたビジネスメールは、スムーズな取引につながります。

初めてビジネスメールを送る時の件名

開けなかったり迷惑メールに入ったりするメールはどのようなものがあるか、自分が受けとる立場で考えてみると書きやすいでしょう。

「はじめまして」は読まれない可能性が高い

「はじめまして」「初めてメールいたします」はなんとなく怪しいような気がして、スルーしていませんか?

そのまま開かれず削除されたり、場合によっては迷惑メールに入ったりしてしまうかもしれません。件名を「はじめまして」だけにするのはやめておきましょう。

件名に用件+「社名と名前」で安心感

<(株)〇〇山田太郎>とあれば、一応開いてみるものの見知らぬ相手では、DMだと思われるかもしれません。もっと詳しく書いてあると安心しますよね。

<★★産業営業部〇様のご紹介「(株)〇〇・山田太郎」>とあれば、おそらくすぐ開封するのではないでしょうか。まるっきり初めての相手でも<HPを拝見してのご連絡(株)〇〇営業部山田太郎>など事情がわかると、安心できます。

件名をみただけで用件がわかることは、多忙なビジネスマンにとって大助かりです。<★★展示会のご案内「(株)〇〇営業部山田太郎」><引継ぎのご挨拶「(株)〇〇営業部山田太郎」>などは内容が明確です。

初めての挨拶のビジネスメールのテンプレートは?

ビジネスメールに欠かせない挨拶文。件名を書いたものの、本文の書き出しに悩む方もいらっしゃるのではないでしょうか。

初めてといっても「検索などで見つけて、本当に突然メールを出す初めて取引先」「他社に紹介された初めての取引先」「社内の上司などから引き継いだ、自分にとって初めての取引先」などパターンは様々です。

こんなときにあると助かるのがテンプレート文です。何種類か用意しましたので、ご自分のシチュエーションに合ったものをご利用ください。

全く初めての取引先

例)
・突然のご連絡失礼いたします。
・初めてご連絡申し上げます。
・初めてメールさせていただきます。
・貴社HPの〇〇を拝見して、メールさせていただきました。
・〇月〇日付△△新聞〇〇特集での貴社の活動を拝見し、メールさせていただきました。

など状況に応じて使い分けましょう。

※「はじめまして」はややカジュアルです。取引先への連絡には使わないほうが無難です。

他社に紹介された初めての取引先

例)株式会社〇〇の山本様よりご紹介いただき、メールさせていただきました。

どこの誰から紹介か、ということが相手にわかるように明確に書くことを忘れないようにしましょう。

社内の上司などから引き継いだ、自分にとって初めての取引先

例)いつもお世話になっております。前任の吉田に代わって、貴社の担当をさせていただくことのなりました。

自分にとって初めての相手でも、すでに取引がある場合は「お世話になっております。」を書き加えても間違いではありません。

使ったらおかしいNG文言

友達やSNSでは盛り上がる文や、話しことばは、ビジネスメールでは取引先との関係に溝を入れてしまうようなNG文言もあります。

顔文字や「!」は使わない。

文言ではありませんが、顔文字はビジネスメールでは不適切です。「この度は申し訳ございませんでしたm(__)m」では、本当に悪かったと思っているか疑われてしまいます。

また「!」の使用も控えます。「どうぞよろしくお願い申し上げます!」では、フランクになってしまいます。「!」は使わないほうが無難です。

「?」もビジネスメールではふさわしくありません。「いかがでしょうか?」ではなく「いかがでしょうか」としておきましょう。もちろん「笑」なども不適切です。

ご苦労様です

一般的には上の立場の人が自分より下の立場に使う文言で、失礼にあたることがあります。

相手によっては「お疲れ様です」も失礼ととられることがあります。口頭での挨拶ならともかく、取引先へのビジネスメールでは使わないほうがいいでしょう。

お聞きしたいのですが

ついやってしまいがちなミス。「お聞き」では自分の行為を敬ってしまいます。「伺いたいのですが」が〇です。

すいませんでした・すみませんでした

ビジネスメールでは「申し訳ございませんでした」が正解です。「すみませんが、お願いいたします」も「恐れ入りますが」としましょう。

了解です・了解しました

「了解です」「了解しました」はつい使いたくなりますが、目上の人が、自分より立場の人に対して使う言葉です。「かしこまりました」としましょう。

大丈夫です

こちらも使いがちですが、取引先に使うには失礼にあたります。「問題ございません」が正解です。

お世話様です

一見問題なさそうですが、ビジネスメールでは失礼な文言です。「お世話になっております」としましょう。

まとめ

難しそうに思える、初めてのビジネスメールも「用件・差出人がわかりやすい件名」と「失礼のないあいさつ文」があれば大丈夫です。

初めてのときは、開けて読んでもらえるメールにするため「用件」と「差出人」を明確にします。そして挨拶文で失礼のないようにするには、顔文字や「!」などの記号を使わないこと、話し言葉を使わないこと、相手を敬うことが大切です。

顔の見えないメールでのやり取りがうまくいくことで、ビジネスもスムーズに進んでいきます。気遣ったメール作成を心がけましょう。

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