飲み会の幹事はやることがたくさんあるうえ、多くの人を取りまとめなくてはならず、ある意味「プロジェクト」であるともいえるでしょう。

そこで飲み会幹事を成功させる「5つの方法」をご紹介します。

幹事に任命されたら

任命されたら1人で無理して抱え込もうとせず、人に協力を頼みましょう。コミュニケーション力をアップさせるきっかけにもなります。

前任者がいればやり方を聞く

前任者や先輩にやり方を聞きましょう。そこで出欠の取り方やお店の決め方、集金の仕方など一通り聞いておきます。

会社によっては、「部内の飲み会はこのお店」など昔からのローカルルールがあるところもあります。参考にして進めていきましょう。

手伝ってくれる人を確保

幹事を1人でやるには、負担が大きすぎる場合もあります。手伝ってくれる同僚や後輩を確保しておくと安心です。

  • 出欠票作成
  • お店選びのサポート
  • 会場の案内係

などをお願いすると楽になります。

日程調整や予約で注意すること

飲み会の日にちと人数を把握しておくことで、お店のあたりもつけやすくなります。

日程調整は主役・上司が優先

送別会や歓迎会など、主賓がいる場合はその人の都合、次に上司など立場が上の方にもあらかじめ都合を聞きます。これで候補日は数日ピックアップされるはずです。この候補日をもとに、他の人の都合を聞きます。

一斉メールや日程調整ツールを利用して、参加の可否を返事をしてもらいましょう。その際は「〇月〇日までに返信をお願いします」と締め切りを決めておきます。一斉メールはBCCにしておくほうが無難です。

出席者名簿を作る

出席者がわかったら、名簿を作成します。参加費のチェック欄があると便利です。

出席できない人への心配りも

人数が多いと、日程が合わず出られなくなる人もいます。「今回は参加人数が多い日に決まってしまいました、申し訳ありません」と一言伝えておくことが大切です。

アレルギーの有無・お酒飲めない人の確認

出席を取る時点で、食べ物のアレルギーがないか全員に聞いておくことが大切です。主賓に魚介アレルギーがあるのに海鮮居酒屋では困りますよね。

お酒が飲めない人も把握しておきましょう。飲み放題メニューに配慮が必要になります。

失敗しないお店選び

いよいよお店を予約します。ネット予約は便利ですが、必ず自分の眼で確かめることをおすすめします。

お店選びのポイント

・飲み放題・食べ放題にします。お酒が飲めない人が多い場合はソフトドリンクの種類がたくさんあると喜ばれます。

・予算は4000円から5000円あたりのコースがおすすめですが、今までの参加費から大きく外れすぎないように気を付けましょう。送別会などでは主役からは、参加費を取らない計算をすることを忘れないようにしましょう。

・個室を予約するほうが、ゆっくり楽しめます。

2次会場所を確保

お店の近くに2次会ができるお店がないか、確認しておきます。カラオケ店や居酒屋などをチェックして電話番号を控えておきましょう。

大人数でも入れるお店を知っておくと便利です。

前日にまでやっておきたい準備

飲み会幹事が行う準備はまだまだあります。

リマインダーも大切

お店が決まったら、一斉メールを利用して詳細を伝えましょう。参加費がかからない主賓には送らないように気を付けてください。

リマインドは1回で不安です。1週間前、前日(当日でも)など最低でも2回は行います。ドタキャンのないように、キャンセル料のことを記載することを忘れずに記載します。

サプライズの準備も

送別会や歓迎会などの場合、花束や寄せ書きがあると喜ばれます。こういった予算は参加費に加えますが、上司などが多めに出してくれることもあるので、頼んでみるのもいいでしょう。

当日お誕生日の人がいれば、お店に頼むとケーキなどで祝ってくれることもあります。またお祝いのケーキを持ち込みたい場合も、確認しておきましょう。

挨拶する人に頼んでおく

司会進行は幹事ですが、最初の挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶は上司にお願いします。当日になって慌てないよう、事前に頼んでおきましょう。

参加費を集めておく

当日だと混乱しがちなお金の問題。前日までに参加費を集めておくと、スムーズです。

当日払う人がいるときを想定して、小銭のお釣りや1万円札の両替をしておきましょう。誰が払ったかがわからなくならないように、しっかり記録しておきます。

簡単な進行表を作っておく

当日おろおろするほどつらいものはありません。

進行表を作り、幹事と手伝ってくれて人で共有しておきます。このとき写真係も決めておき、当日撮ってもらいましょう。

席を決めておく

上司や主賓が上座になるように、あらかじめ席を決めておきます。

幹事自身はもっとも下座になるようにします。飲み会によっては無礼講のこともあるので、飲み会の目的に沿った席順を作りましょう。

当日の流れ

1.幹事は先に会場にいってお店の人と打ち合わせ、準備をしておいましょう。残った幹事の手伝いの人には、参加者をお店に誘導してもらいます。遅れることがわかっている人には、地図を渡しておくと便利です。

2.乾杯の時手に何も持っていないという人がいないように、来た人から何を飲むか聞いていきます。頼んだものを忘れないようにメモをし、まとまったら幹事が注文しましょう。

3.追加注文がなく参加費がすべて集まったら、お金を途中で支払ってしまいます。出る時も、もたつかずにすみます。

4.司会進行は幹事が行います。飲みつぶれている人はいないか、トラブルはないか気を配りましょう。締めの挨拶のあとは、幹事がお開きを告げて、2次会への移動を促しましょう。

5.写真を撮っておくことも忘れないようにします。SNSにアップしたりせず、写真を共有するサイトやアルバム機能などを利用して、自分でダウンロードしてもらいましょう。

まとめ

いい飲み会だった、と思ってもらえるように進めていきましょう。

終わったら参加と協力に感謝のメールを出しておきます。飲み会幹事がうまくできると、信頼も得られ仕事のステップアップにつながる可能性もあります。

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