就職活動で履歴書やエントリーシートの「志望動機」が書けない、と悩む人は多くいます。直接会って伝える面接と異なり、「文字だけ」で志望動機を伝えるテクニックが必要となります。

事情によっては興味ない企業に志望動機を書かざるを得ないこともあるでしょう。

そこで志望動機が書けないと悩む新卒者・中途転職の方のために、対処法をまとめました。事務系の「志望動機」の書き方もご紹介します。ぜひ参考にしてください。

【新卒編】志望動機が書けない時の対処法

新卒の方は当然初めての経験で、どう書けばよいかさっぱりわからないという方も多いと思います。まずは志望動機を書く準備をしましょう。

志望動機を書く前の準備

志望動機を書く前に自分の考えを整理し、書き出します。例えば次のようなことを書き出してみると、志望動機を書く基礎となります。

  • 自分が社会に出て何をしたいのか。
  • 自分自身ができること、学んだこと、取り組んだことは何か。
  • 志望する業界はどこか。どのような業界か。
  • 志望する企業はどのような企業か。
  • 会社訪問・OBOG訪問の感想や印象。
  • どうしてその企業を選んだのか。なぜここでないとだめなのか。
  • 入社したらどのようなことをやりたいか。

志望動機を書く

整理をしたことで、行きたい企業や理由が明確になったのではないでしょうか。次のポイントに注意してさっそくまとめてみましょう。

万が一興味ない企業を受ける場合でも、ここに入ったら自分はどう働くか、どのような仕事ができそうかビジョンを設定してみてください。

「御社」「貴社」に注意

書類に書く時は「貴社」を使いましょう。ちなみに面接では「御社」を使います。

なぜこの企業なのか、という結論を先に書く

先に結論、そのあと根拠がある文章がまとめやすく相手も読みやすくなります。簡潔にまとめるようにします。

企業を選んだ根拠を示す

結論を書いたら、しっかりした根拠を示して企業を選んだ理由を書きます。根拠は社訪問やOB・OG訪問で得たことや、企業の調査研究が役立つところです。

さらに自分が経験してきたことや学んだことも書き加えていくことで、オリジナリティのある説得力のある内容になるでしょう。

自分が入社したらどうしたいかを書く

入社後に自分自身がどう取り組んでいくか、どうしていきたいかという強い意志と意欲をアピールします。

「うちじゃなくても〇社でいいじゃない」と思われないよう、企業研究を念入りにやっておきましょう。

【中途転職編】志望動機が書けない時の対処法

新卒とはまた異なった難しさがあるのが、中途転職の志望動機です。なぜこの企業を志望する理由と、なぜ転職するのかも明確にしなければならないためです。

特に未経験の分野に転職する際は、経歴だけでは不利になりがちです。志望動機欄は自分をアピールする絶好のチャンスなので、採用担当者を説得できる内容に仕上げましょう。

志望動機を書く前に

転職した理由を確認

転職した理由を書き出してみましょう。自分のメモ書きですから、人間関係に嫌気がさしたなどもOKです。

すべて書き出しておきます。もちろんポジティブな理由も書くことを忘れずに。

自分のやりたいことを明確にする

続いて転職後自分が何をしたいか、どんな分野で働きたいかについて書き出します。

自分のできることや経験・資格を整理

自分のできること、経験してきたことを客観的にまとめておきます。持っている資格や、これから取る資格も書きだしておきましょう。

企業について調査研究したことをまとめる

相手を知ることは就活の基本。志望する企業をしっかりリサーチしておきましょう。ホームページや会社案内などをさらっとみるだけでは当然たりません。新聞・ビジネス誌などからも丹念に情報を集めておきます。

同業他社と比べた時の強みや独自の技術、経営者の理念も要チェックポイントです。企業がSNSを使って情報を発信していたら、フォローをしておくことも大切です。

志望動機を書く

ポジティブな転職理由を

転職理由は、ポジティブにまとめます。例えば「前の職場では自分が生かせなかった」などとネガティブなこと書くと、「うちに来ても同じことをいうのでは?」と思われてしまいます。

よりスキルアップして自分の経験を活かしたい、役に立ちたいということを熱意をアピールする転職理由にしましょう。

未経験でも、自分の経験や強みなどを生かせることをアピール

未経験の分野への転職では、自分の経験や強みを具体的に説明しましょう。それらを新しい分野で生かせることも説明します。仕事に関連する資格を取ることも強いアピールになるでしょう。

まったく関係がなさそうに思える経験やスキルも、実は役に立つことがある可能性もあります。関係なさそうだから、と自己判断せずに書き加えておきましょう。

なぜこの企業なのかを明確に

他の企業ではなく、なぜこの企業なのかを明確にします。そのためにも念入りな企業研究は必須です。

入社後の自分をアピールする

入社したら自分がどう働きたいか、どんなことができるかを具体的にします。企業の目指すところと、自分の将来のビジョンをすり合わせながらまとめてみましょう。

事務職の志望動機の書き方

事務職の志望動機の書き方をみてみましょう。企業における事務職は一般事務・営業事務・経理事務・総務・秘書、職種によっては貿易事務や医療事務もあります。

いずれも事務職は、どの企業にとっても大切な仕事です。ここでは「一般事務」について説明します。

一般事務の仕事内容とは?

オフィスの中で、パソコンで書類作成をしたり、データ入力をしたりするのが主な仕事です。

他にもメール作成や発送、書類のファイリング、電話や来客の対応、郵便物や宅配便の発送や受取・仕分け、備品管理など細かい作業が多いでしょう。

企業の規模によっては、書類作成から総務・経理事務・営業事務まで担うこともあります。

事務職に求められることが何かを知っておく

他の職種でもそうですが、特に一般事務で求められるのは「正確さ」「ていねいさ」「仕事の速さ」「パソコンスキル」「責任感の強さ」「コミュニケーション能力」でしょう。まわりの状況をみて気配りや判断ができることも重要です。

なかでも基本的なパソコンスキルは必須です。ワードでの文書作成、エクセルでの表・グラフ・関数はできるようにしておきましょう。パワーポイントのプレゼンテーション資料作りもマスターしておきたいところです。

新卒は学生時代のアルバイト・サークル経験をアピール

新卒の方なら、事務職のアルバイト経験やサークルでの取りまとめ役・マネージャーなどをやっていたなどの経験が強みになります。

人と協力をしてなにかをやり遂げた経験も、大きなアピールポイントになります。パソコンの資格や簿記・秘書検定などを取っておくといいですね。

中途採用の方は前職の仕事内容・資格取得をアピール

中途採用の方で例えば販売職からの事務職志望ですと、お客さまと接することで対応スキルが磨かれたことや、在庫管理や伝票管理・売上データ分析などの経験があることをアピールします。

「Excelで売上データを作成し分析することで、売上アップにつながった」など具体的なスキル・エピソードがあると説得力が増します。

まったくの未経験で不安な方は、事務に関係する資格を取ったり、取る勉強を始めたりするとやる気を伝えることができます。

まとめ

「志望動機が書けない」ことは多くの方が悩むところです。

自分のやりたいこと・やれること・将来のビジョン、そして志望する企業について研究・調査を一度書き出して整理することで、まとめやすくなります。

志望動機を書くときは志望する企業が求めている人材として、自分自身の強みをアピールすることがポイントです。具体的で説得力のある志望動機は、採用担当者の眼にとまるはずです。

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