転職活動をしている中で複数の企業から内定をいただくと、内定を辞退することになる場合があります。でも、電話でどのように伝えればいいかわからず困っていませんか?

内定を多くいただけることはとてもありがたいですが、伝え方がわからずに悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。

「そもそも辞退理由の伝え方がわからない」「担当者の方と直接話すのは少し怖い」「どのように謝ったらいいんだろう」など、気になることが色々ありますよね。

今回は、電話で内定辞退する時のマナーや辞退理由の伝え方など、気をつけるとよいポイントを例文とともにご紹介していきます。

内定辞退(承諾前)電話を掛けるのに適切な時間は?

メールと違って電話で内定辞退の連絡をするとなると、何時くらいにかければよいのか時間のことで迷ってしまう方も多いのではないでしょうか?

でも、そんなあなたも安心してください!内定辞退の電話をかけるには、しっかりとしたマナーやルールが決まっています。

結論から申し上げると、一般的な就業時間内に電話をするということです。かつ、始業後・終業前の1時間以内やランチタイムなどは避けるとなおよいでしょう。

具体的には、勤務時間が9時〜18時の職場の場合、10時~11時半、13時半~17時を目安に電話をかけるようにしましょう。この時間内であれば、その会社内で働く方々にも迷惑になることなくスムーズに連絡を取ることができる可能性が高いので、ぜひ参考にしてくださいね。

電話をかけて担当者につないでもらえたら、必ず先方の都合をうかがいましょう。電話に出たからといって必ずしも大丈夫ではない場合もあります。

採用担当者が電話口に出たら名前を名乗り、礼儀として「ただいまお時間よろしいでしょうか?」と確認する方が無難です。相手への気遣いを忘れずに示すことが、電話連絡をするうえでのマナーと認識しましょう。

もし担当者が不在だった場合には、何時ごろであれば在席しているかを確認しておくことをおすすめします。

内定辞退というこちら都合の連絡の場合、先方から折り返しの電話をいただくのは心証があまりよくありません。「折り返しますか?」と尋ねられる場合もありますが、それは丁重にお断りし、改めて自分から連絡するようにしましょう。

辞退理由の例文と伝え方

辞退理由を伝える際に気をつけたいポイントとして、相手に失礼のない態度をとることはもちろん、話の内容と順番を考えて端的にまとめることが大切です。

ここでは、実際に連絡をする際の伝え方のポイントと会話例を挙げます。正しい方法を理解して失礼のない内定辞退の連絡をしましょう。

1.名前を名乗る

当然ですが、あなたの名前をまず名乗りましょう。

2.先方の都合を確認する

電話に出たからといって必ずしも大丈夫とは限りません。今電話できるのか、都合はよいかを必ず確認しましょう。

3.結論(内定辞退の旨)から伝える

言いにくいことほど後回しにしたくなりますが、前置きが長くなるほど相手に不快感を与えてしまいやすいものです。「内定を辞退したい」という結論から伝えましょう。

4.内定辞退理由を伝える

内定辞退を申し伝えると、高確率でその理由を聞かれます。基本的には正直に答えるのがベストです。

でも、伝えづらさを感じる場合には、例えば「自身の適性をあらためて鑑みた結果」のように、自分の適性を理由に断ると最もカドが立ちにくく突っ込まれにくいので、ぜひ使ってみてください。

なお、辞退の理由を聞かれなければ、自ら話す必要はありません。

5.電話での連絡をお詫びする

採用担当者の中には、直接のお詫びを望む方もいるかもしれません。その場合の保険として電話での連絡をお詫びする方がよいでしょう。

6.改めてお詫びする

電話を切る前に改めてお詫びの言葉を申し上げて会話を終えましょう。先方の電話が切れる音が聞こえたら、静かに電話を切ります。

以上を守って電話をかけた場合の例文が以下の通りです。(先方を◇、あなたを〇で表します)

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◇:はい、○○株式会社です。

〇:私(わたくし)、先日面接をしていただきました○○と申します。□□様(採用担当者)をお願いいたします。

◇:少々お待ちください。

◇:お電話かわりました。□□(採用担当者)です。

〇:先日面接をしていただきました○○と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか?

◇:はい、どうぞ。

〇:この度は内定をいただきましてありがとうございました。せっかく内定をいただきましたが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

◇:そうですか、残念ですが承知しました。差し支えなければ理由を教えていただけますか?

〇:はい。御社と並行して選考が進んでいた企業からも内定を頂きました。自分の適性などを慎重に考えた結果、そちらの会社とのご縁を感じ、このような決断をいたしました。

◇:なるほど。仕方ありませんね。ご連絡ありがとうございます。

〇:本来であれば直接伺うべきですが、取り急ぎ電話でのご連絡となり申し訳ありません。

◇:いえ、とんでもない。今後のご活躍をお祈りしています。

〇:ありがとうございます。貴重なお時間を頂戴してしまったにも関わらず、このような内容の連絡となり、大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。本日もお時間いただきましてありがとうございました。それでは、失礼いたします。

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せっかくいただいた内定を辞退するのは申し訳ないという気持ちもあると思います。

しかし、内定辞退の可能性は企業側も想定していますし、悪いことではありません。必要以上にへりくだらず、毅然とした態度で話すようにしましょう。

内定承諾後に電話辞退する時の注意点

内定承諾書を提出した後でも内定辞退はできるのか?と、気になる方もいるでしょう。

結論から言えば、内定承諾書を提出した後でも内定辞退は可能です。内定承諾書というのは企業側が入社の意思確認をとるためのようなもので、そもそも法的な拘束力はありません。

しかし、やはり内定承諾後となると内定辞退をした場合に企業側に迷惑がかかってしまうのも事実です。

場合によってはトラブルに発展する可能性もあります。そのため、内定承諾後の内定辞退の場合には特に、誠意を持って連絡しましょう。

では具体的にどのようなことに注意すればよいか、ポイントを挙げていきます。

1.出来るだけ早く

内定承諾後、企業側は採用した人のために入社に向けて準備を進めていきます。

遅くなればなるほど迷惑をかけてしまうので、内定辞退の意思が固まったら出来るだけ早く連絡するようにしましょう。遅くても入社日の2週間前までには連絡をするようにしましょう。

2.電話で連絡する

言いにくいことほど、直接話をするよりメールの方が言いやすいと感じてしまうかもしれません。

ですが、出来るだけ誠意を示すためには、やはりメールより電話で連絡をする方が良いです。

また、メールの場合は相手が確認していないというリスクが発生する可能性もあるので、相手が聞いたことを確実に確認できる電話で内定辞退の連絡をしましょう。

3.謝罪の手紙を書く

電話連絡をした後、お詫び状を書いて謝罪をするのがビジネスマナーです。

手紙を書くことによって誠心誠意の謝罪の気持ちが伝わります。

まとめ

あなたには職業選択の自由があります。これだ!と思える企業に出会えたとき、その他の企業は辞退することになりますが、それは悪いことではありません。

誠意を持ってきちんと電話で連絡するようにしましょう。電話をする前に話す内容を決めてきちんと準備をし、マナーやルールを守って連絡することであなたの気持ちは伝わります。

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